Unsere Reise in die Welt der digitalen Steuerberatung begann eigentlich vor 20 Jahren auf der CeBIT in Hannover – denn dort entschieden wir uns im Gespräch mit Uwe Barning für die Komplett-Lösung von ADDISON – heute Wolters Kluwer Tax & Accounting Deutschland GmbH. Einst war die CeBIT in Hannover die weltweit größte IT-Messe – nach mehr als 30 Jahren wurde sie mit 2018 eingestellt. Ein Grund dafür war, dass die Digitalisierung inzwischen bei fast allen Fachmessen zum beherrschenden Thema wurde.

Mit jedem weiteren Jahr und jedem Besuch auf der damals angesagten Innovations-Messe für Software- und Hardwareentwicklungen nahmen wir immer ein Stückchen mehr Automatisierung für unseren Arbeitsalltag ins Steuerbüro mit.

Revolutionär die Vorstellung von SBA … Scannen-Buchen-Archivieren mithilfe der Kodak Alaris Scan-Station oder die Anbindung an das revisionssichere Archiv von DocuWare

Ohne großes Dazutun wurde der Import von Bankbewegungen implementiert und später sukzessive mit Banking-Regeln verfeinert.

Immer mehr manuelle Datenerfassung wurde ersetzt – die papierstarken Jahre wurden zu papierärmeren Jahren und sind heute nahezu papierlos.

Das Ergebnis: leergefegte Büroschränke – dafür aufgerüstete EDV-Arbeitsplätze mit 2 oder 3 Monitoren und Möglichkeiten der technischen Zusammenarbeit von überall auf der Welt.

Wow – Steuerberatung heute… von ‚verstaubt‘ kann keine Rede mehr sein und die Reise ist noch lange nicht zu Ende, denn sogar ChatGPT ist gekommen, um im „KI-Zugabteil“ sitzen zu bleiben!! Die Reise geht kontinuierlich weiter…

Stufe 2 der Maßnahme D

Im September 2020 surften wir auf der „Corona-Digitalisierungswelle“ in die so wichtige Phase der Prozessanpassungen und starteten mit Konstanze Herich-Wallbott als Consulting-Teamleiterin Baden-Württemberg von Wolters Kluwer die Ist-Analyse und im Anschluss den Zeitrahmen der einzelnen Projekte.

Die Reise in die Cloud-Dienste konnte, betreut durch Konstanze Herich-Wallbott als Projektleiterin für die  Digitalisierungs- und Prozessberatung bei WK, nun beginnen – wir verabschiedeten uns zunehmend von traditionellen Arbeitsweisen im Interesse unserer Mitarbeiter, Mandanten, aber auch im Interesse unseres eigenen Nachhaltigkeitsgedankens (Papiervermeidung, Datenmobilität, ständige Verfügbarkeit).

Unsere Geschäftszweige erhielten alle den Stempel ‚digital‘: von Buchhaltung/ Abschluss über Lohn- und Gehaltsbuchhaltung bis hin zur sicheren Mandanten-Kommunikation. Die Kodak Scan Station wurde über den Kooperationspartner Digitalbar GmbH & Co. KG aufgerüstet und in unserer Kanzlei entstand ein multifunktionaler Bürotrakt SCAN STATION, in dem auch die Mandanten-Schulungen entweder vor Ort oder über Teams-Sitzungen online abgehalten werden.

Hand auf’s Herz: ein Mammutprojekt, welches in einzelne Projekt-Segmente fein säuberlich zerlegt werden wollte. Denn die größte Herausforderung waren eigentlich nicht die EDV-Technik, sondern die Überzeugung des Mitarbeiter-Teams inkl. Personalqualifizierung.

Diese Reise musste aus der bisherigen Comfort-Zone herausführen – und zwar deutlich – in eine neue Comfort-Zone.

Als Hauptkoordinatorin auf Kanzlei-Ebene durfte ich die Herausforderung annehmen… ausgerechnet ich, die eigentlich immer im Schatten eines äußerst IT-affinen Mannes stand, und ‚nur‘ im reinen Anwender-Bereich zu Hause war… und sich nicht schnell genug aus der Affäre ziehen konnte.

Was ich damit zum Ausdruck bringen möchte:

Neugier, Mut zur Veränderung, eine Vision von der eigenen Kanzlei, sich schlau fragen, kreative Lösungen finden und ungewöhnliche Wege gehen, kann fehlende Informatik-Kenntnisse ersetzen, aber vor allem Anfangen, Losgehen und sein Ziel konsequent verfolgen – das kann jede/r und das muss jede/r Steuerberater/in in Sachen Digitalisierung leisten.

Prozessoptimierung geht nicht mit der Brechstange

Was nun folgte, war terminlich & organisatorisch eine Gratwanderung: Mitarbeiter tauchten während der Corona-Pandemie im Home-Schooling-Sektor ab und mussten sich über TEAMS den Schulungen anschließen. Immer alle unter einen Hut zu bringen bei ländlich-schwankenden Internetverbindungen – schwierig! Vor allem, Neuerungen in die Praxis umzusetzen und deren Implementierung in tägliche neue Routinen sicherzustellen. Der Kampf des Vorreiters ‚David‘ gegen den übermächtigen Skeptiker ‚Goliath‘ könnte es manchmal nicht besser beschreiben.

Prozessoptimierung geht nicht mit der Brechstange – es braucht Fingerspitzengefühl, strategische Planung und ein realistisches Zeitfenster. Schließlich ist da noch das Alltagsgeschäft und die vielen Extras, die uns immer wieder auf dem Weg ausbremsen.

Frauenpower auf beiden Seiten führte am Ende zur jährlichen Auszeichnung als DIGITALE KANZLEI seit 2021 in Folge und führte mich nun zum ersten persönlichen Treffen mit Konstanze Herich-Wallbott an einem Mittwoch im September 2023 nach Hannover. Hier entstand unser spontanes Begrüßungs-Selfie… direkt vorm neuen Wolters Kluwer-Sitz in der niedersächsischen Landeshauptstadt.

Die nächste Reise-Etappe

Was einmal vor 20 Jahre in Hannover erfolgreich begann…

setzt sich nun aktuell beim Erfahrungsaustausch mit neuen Ideen in Hannover fort: hier trafen sich ADDISON-Anwenderinnen (selbständige Steuerberaterinnen) zum ersten STEUERBERATERINNEN NETZWERK auf Initiative des Regionalleiters der Wolters Kluwer Tax & Accounting Deutschland GmbH Uwe Barning.

Was macht dieses Treffen so besonders?

Alle Steuerberaterinnen haben sich einer gleichen Sache verschrieben: dem digitalen Vorsprung durch konsequentes Leben digitaler Prozesse in ihren Kanzleien… und diesbezüglich bemerkenswertem Engagement.

Mit weiblicher Unterstützung durch Konstanze Herich-Wallbott und Målin Bake von Seiten Wolters Kluwer möchte das NETZWERK nun in regelmäßigem Turnus zum gemeinsamen Austausch anregen.

Das Zusammenbringen von unterschiedlichen Kanzlei-Strukturen oder Herangehensweisen an Prozessoptimierungen soll zu einer Win-Win-Situation für die Kanzleien unter weiblicher Leitung werden – getreu dem Motto: gemeinsam kommen wir (viel) weiter!

Ich habe mich über das Wiedersehen mit Konstanze Herich-Wallbott und Malin Bake sehr gefreut, die unser Kanzlei-Team auf den letzten 3 Jahren erfolgreich gefördert und begleitet haben.

Das Kennenlernen von Kolleginnen, die ähnlich unterwegs sind, macht in jedem Fall Freude auf ‚Mehr‘ !

Ein herzliches Dankeschön für die Einladung geht an das Team von Wolters Kluwer Tax & Accounting Deutschland für den ausgezeichneten Rahmen, die hervorragende Organisation und die Auflockerung durch die Männerquote der Niederlassung Hannover.